Das Konferenzprotokoll in der Schule: Vorlage, Pflichtangaben und Ablauf

Was ein Konferenzprotokoll leisten muss

Ein Konferenzprotokoll ist die Niederschrift einer Sitzung der Lehrerkonferenz, einer Fachkonferenz, der Schulkonferenz oder eines anderen Gremiums der Schule. Es hält fest, wer anwesend war, was beraten wurde, was beschlossen wurde und wer bis wann etwas erledigt. Das Protokoll ist der Beleg, auf den sich alle berufen, wenn später gefragt wird, was die Konferenz entschieden hat.

In der Schule wird fast immer ein Ergebnisprotokoll geführt: Je Tagesordnungspunkt stehen das Ergebnis und der Beschluss, nicht der Verlauf der Diskussion. Ein Verlaufsprotokoll, das Wortbeiträge wiedergibt, ist nur dann sinnvoll, wenn die Konferenz es ausdrücklich verlangt, etwa bei einem strittigen Punkt. Ein Beschlussprotokoll ist die knappste Form: nur die Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis. Für die meisten Konferenzen ist das Ergebnisprotokoll der richtige Mittelweg, und darauf ist die Vorlage unten ausgelegt.

Wer das Protokoll führt, wer es unterschreibt und wie lange es aufbewahrt wird, regelt die Konferenzordnung oder das Schulgesetz Ihres Landes. Die Fristen reichen von wenigen Jahren bis zu zehn Jahren. Fragen Sie im Zweifel Ihre Schulleitung oder die Schulaufsicht, bevor Sie Protokolle vernichten.

Welche Angaben gehören in jedes Protokoll?

Die Konferenzordnungen der Länder unterscheiden sich im Wortlaut, verlangen aber im Kern dieselben Angaben. Ein Protokoll, das diese Liste abdeckt, hält in jedem Land stand:

1. Gremium und Art der Sitzung: Lehrerkonferenz, Fachkonferenz Mathematik, Schulkonferenz; ordentliche oder außerordentliche Sitzung.
2. Datum, Ort, Beginn und Ende.
3. Vorsitz und Protokollführung mit Namen.
4. Anwesende und Entschuldigte, bei stimmberechtigten Mitgliedern getrennt von Gästen. Eine unterschriebene Anwesenheitsliste als Anlage genügt in vielen Ländern.
5. Beschlussfähigkeit: ein Satz, dass die Konferenz beschlussfähig war, mit der Zahl der Anwesenden.
6. Genehmigung des letzten Protokolls und, falls nötig, die Änderungen daran.
7. Tagesordnung in der beschlossenen Reihenfolge.
8. Je Tagesordnungspunkt: das Ergebnis in zwei bis fünf Sätzen, der Beschluss im genauen Wortlaut, das Abstimmungsergebnis mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen, und die Aufgaben, die daraus folgen, mit Verantwortlichen und Frist.
9. Anlagen, durchnummeriert: Vorlagen, Anträge, Präsentationen, die Anwesenheitsliste.
10. Unterschriften von Vorsitz und Protokollführung, mit Datum.

Nicht ins Protokoll gehören persönliche Wertungen, die Namen einzelner Schülerinnen und Schüler in Beratungen, die vertraulich sind, und die Wiedergabe einzelner Wortbeiträge, es sei denn, jemand verlangt ausdrücklich, dass seine Erklärung aufgenommen wird. Vertrauliche Tagesordnungspunkte werden als solche gekennzeichnet; ob sie in einem gesonderten Teil protokolliert werden, regelt Ihr Land.

Die Vorlage für das Konferenzprotokoll

Die Vorlage deckt die Liste oben ab. Sie können sie als Word-Datei herunterladen oder den Aufbau unten übernehmen. Platzhalter stehen in eckigen Klammern.

download Konferenzprotokoll als Word-Vorlage herunterladen

So ist das Protokoll am Ende der Sitzung fertig

Ein Protokoll, das Tage nach der Sitzung aus Notizen entsteht, ist ungenau und kostet einen Abend. Mit diesem Ablauf steht es, wenn die Sitzung endet:

1. Vor der Sitzung die Tagesordnung eintragen. Wer die Einladung verschickt, legt die Tagesordnungspunkte an. Die Protokollführung übernimmt sie und trägt zu jedem Punkt ein, was schon feststeht: Vorlagen, Anträge, wer berichtet.
2. Je Punkt das Ergebnis sofort schreiben. Nach jedem Tagesordnungspunkt fasst die Protokollführung das Ergebnis in zwei bis fünf Sätzen zusammen und liest es vor, wenn es strittig war. Wer widerspricht, tut es jetzt, nicht in der nächsten Sitzung.
3. Beschlüsse wörtlich festhalten. Den Antrag vor der Abstimmung vorlesen lassen und genau so eintragen. Nach der Abstimmung die Stimmen zählen und eintragen: Ja, Nein, Enthaltungen.
4. Aufgaben mit Namen und Frist. Ein Beschluss ohne Verantwortliche bleibt liegen. Zu jedem Beschluss gehört, wer bis wann was tut.
5. Anlagen nummerieren, bevor sie im Schrank verschwinden.
6. Unterschreiben und verteilen. Vorsitz und Protokollführung unterschreiben; das Protokoll geht an alle Mitglieder, und das Original kommt in die Ablage, die Ihr Land vorschreibt.
7. In der nächsten Sitzung genehmigen. Einwände werden als Änderung festgehalten; das Protokoll selbst wird nicht nachträglich umgeschrieben.

Die häufigsten Fehler

• Der Beschluss steht sinngemäß, nicht wörtlich. „Es wird beschlossen, das Medienkonzept zu überarbeiten“ ist kein Beschluss; „Die Steuergruppe legt bis zum 30. Juni eine Fortschreibung des Medienkonzepts vor“ ist einer.
• Das Abstimmungsergebnis fehlt. „Einstimmig“ reicht nur, wenn wirklich alle Anwesenden mit Ja gestimmt haben. Sonst Zahlen.
• Aufgaben ohne Namen. „Die Fachschaft kümmert sich“ ist keine Zuständigkeit.
• Die Anwesenheit fehlt oder ist unvollständig. Ohne sie lässt sich die Beschlussfähigkeit nicht belegen.
• Das Protokoll wird nachträglich geändert. Änderungen gehören als Beschluss ins Protokoll der nächsten Sitzung.
• Die Datei heißt „Protokoll_neu_final2.docx“ und liegt auf einem privaten Rechner. Ein Protokoll ist ein Dokument der Schule und gehört in ihre Ablage.